Selbständige oder Freiberufler kennen das Problem. Das Führen des Fahrtenbuchs ist lästig. Doch ein ordentliches Fahrtenbuch ist Voraussetzung dafür, dass die Finanzämter einen Teil der Fahrzeugkosten als Sonderausgaben akzeptieren. Das Berliner Startup Vimcar hat eine Lösung für das Problem und uns gebeten, diese Lösung auszuprobieren.
Die Berliner kombinieren einen GPS-Empfänger, ein Datenmodem im GSM-Netz mit einem Anschluss an die On-Board-Diagnose-Schnittstelle (ODB) des Fahrzeugs. Verpackt ist das Ganze in einer kleinen Box, die ungefähr halb so groß wie eine Zigarettenschachtel ist. Fertig ist das elektronische Fahrtenbuch von Vimcar. Denn durch den lesenden Zugriff auf die ODB-Schnittstelle weiß die kleine Box, wenn das Fahrzeug bewegt wird.
Datum, Uhrzeit, Start, Ziel und die zurückgelegte Strecke bilden die Grundlage für das elektronische Fahrtenbuch. Die Daten übermittelt das integrierte Datenmodem verschlüsselt an Vimcar. Dazu ist übrigens keine zusätzliche Datenkarte notwendig, denn die (SSL-verschlüsselte) Datenübermittlung in das Rechenzentrum ist europaweit im Preis enthalten.
Die notwendige ODB-Schnittstelle ist in der Regel bei Fahrzeugen ab Baujahr 2004 vorhanden. Wer sich unsicher ist, wo in seinem Fahrzeug die notwendige Steckdose zu finden ist, bekommt Support vom Anbieter. Die Berliner unterhalten ein Supportteam, das an fünf Tagen in der Woche telefonisch beim Finden des ODB-Anschlusses hilft.
In unserem Opel Combo finde ich den Anschluss in einem Ablagefach vor dem Schaltknauf. Dort ist die Montage der Box in wenigen Sekunden erledigt und das Gerät damit einsatzbereit. Die Stromversorgung übernimmt das Fahrzeug. Der GPS-Empfänger funktioniert in unserem Test trotz einer relativ tiefen Position im Fahrzeug ohne Probleme.
Manipulationssichere Aufzeichnung im elektronischen Fahrtenbuch von Vimcar
Aus den aufgezeichneten Fahrten entsteht ein lückenloses Fahrtenbuch für das Finanzamt. Ihre Lösung haben die Berliner in Zusammenarbeit mit Steuerberatern und unter Berücksichtigung der geltenden Rechtssprechung entwickelt. Die Daten zu den Fahrzeugbewegungen lassen sich beispielsweise nicht nachträglich ändern oder löschen.
Damit gilt die Lösung als manipulationssicher. Der Nutzer kann mit der Smartphone-App nur die von der Box ermittelten Touren mit Infos zum Anlass der Fahrt anreichern. Die App ist für Android und iOS verfügbar. Wenn eine Fahrt nicht innerhalb von sieben Tagen als Geschäftsfahrt deklariert wird, gilt sie automatisch als privat.
Zur Vorlage beim Finanzamt erzeugt Vimcar ein signiertes PDF. Zudem ist Export in bekannte Programme zur Abrechnung von Reisekosten möglich. Ab 2016 plant der Anbieter zudem eine Schnittstelle zur DATEV. Damit lassen sich die Daten dann bequem in das jeweils gewünschte Reisekostenprogramm überführen, was für viele Nutzer ein weiterer Aspekt ist, seine Fahrten mit der Box aufzuzeichnen.
Viele Freiberufler und Selbständige haben bisher den Aufwand, ein Fahrtenbuch zu führen, gescheut. Und damit viel Geld verschenkt. Denn die alternativ oft gewählte 1-Prozent-Methode ist umso ungünstiger, je kleiner der Anteil der privaten Fahrten ist. Mit einem Fahrtenbuch lassen sich oft mehr als 1.000 Euro pro Jahr sparen. Somit führt Vimcar praktisch zum Comeback des Berlin-Modells. Nur diesmal ganz ohne Darlehen. 😉
Was kostet die Box von Vimcar?
Zwei unterschiedliche Abrechnungsmodelle bieten die Berliner an. Kunden können die Box zum Preis von 833 Euro inklusive Mehrwertsteuer (699 exklusiv Mehrwertsteuer) erwerben. Alternativ vermietet Vimcar die Box pro Jahr für 237 Euro inklusive Mehrwertsteuer (199 Euro exklusiv Mehrwertsteuer). In beiden Fällen sind die Mobilfunkkosten innerhalb Europas enthalten. Weitere Informationen gibt es unter www.vimcar.de.
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